informations générales
Paris
CDI
Placé-e sous l'autorité hiérarchique directe de la déléguée fédérale, l'assistant.e fédéral.e appuie la déléguée fédérale dans la mise en oeuvre du pilotage administratif et logistique de la fédération. L'assistant-e fédérale intervient également en soutien à la conduite des projets fédéraux (formations, animation de réseau, communication interne et externe). Profil avec formation et expérience administratives souhaitées.
PRINCIPALES MISSIONS
Suivi et gestion administrative, logistique de la fédération 25%
En appui de la déléguée fédérale :
Suivi des conventions de partenariat et de financement de la Fédération : finalisation et transmission des dossiers, suivi administratif et classement des demandes, suivi des financements obtenus,
Gestion administrative des RH : mise en place et tenue d'outils de suivi des jours travaillés, chèques déjeuners, notes de frais., appui à l'interface avec le prestataire paie,
Gestion administrative, facturation, suivi et préparation des règlements, suivi des encaissements, relances.
Organisation et mise en oeuvre du classement et de l'archivage des documents administratifs, comptables et financiers de la fédération
Intendance et logistique de la Fédération : gestion des achats de consommables, relation avec les prestataires (ménage, réparations, traiteurs, informatique..)
Assistanat de direction 15%
Organisation logistique des rencontres et rendez-vous de la déléguée et des élu-es, convocations et relances (bureau, CA, AG, réunions partenaires), préparation des documents supports des instances (émargement, dossiers participants), préparation des salles, tenue du registre des compte-rendus et émargements, réalisation des mises à jour administratives (Préfecture.),
Appui administratif et logistique à la mise en œuvre des missions de la Fédération 30%
Organisation logistique et suivi administratif des formations et des rencontres fédérales : recherche et réservation de salles, convocations, relances, gestion des inscriptions et désistements, préparation des salles, attestations de participation, interface avec les intervenant-es, préparation et mise à disposition des supports pédagogiques, tenue et mise à jour du planning collectif sur l'agenda partagé, tenue des fichiers des participant-es aux événements et formations fédérales
Appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux (services civiques, portage de subventions pour les centres sociaux,..)
Communication interne et externe 30%
Gestion et mise à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes au réseau
Contribution à la tenue à jour de la base de documents concernant les adhérents
Conception graphique : création et mise en page de documents
Tenue du standard et traitement du courrier postal et électronique collectif entrant : aiguillage et premier niveau de réponses aux sollicitations, gestion du courrier sortant (envois en nombre etc.)
Mise à jour du site internet et des divers outils de communication de la fédération
Réalisation de la lettre d'information fédérale (sollicitation des contributions au sein du réseau, mise en forme et rédaction de petits articles, publication des articles envoyés par les centres) et d'autres supports de communication interne et externe
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Suivi et gestion administrative, logistique de la fédération 25%
En appui de la déléguée fédérale :
Suivi des conventions de partenariat et de financement de la Fédération : finalisation et transmission des dossiers, suivi administratif et classement des demandes, suivi des financements obtenus,
Gestion administrative des RH : mise en place et tenue d'outils de suivi des jours travaillés, chèques déjeuners, notes de frais., appui à l'interface avec le prestataire paie,
Gestion administrative, facturation, suivi et préparation des règlements, suivi des encaissements, relances.
Organisation et mise en oeuvre du classement et de l'archivage des documents administratifs, comptables et financiers de la fédération
Intendance et logistique de la Fédération : gestion des achats de consommables, relation avec les prestataires (ménage, réparations, traiteurs, informatique..)
Assistanat de direction 15%
Organisation logistique des rencontres et rendez-vous de la déléguée et des élu-es, convocations et relances (bureau, CA, AG, réunions partenaires), préparation des documents supports des instances (émargement, dossiers participants), préparation des salles, tenue du registre des compte-rendus et émargements, réalisation des mises à jour administratives (Préfecture.),
Appui administratif et logistique à la mise en œuvre des missions de la Fédération 30%
Organisation logistique et suivi administratif des formations et des rencontres fédérales : recherche et réservation de salles, convocations, relances, gestion des inscriptions et désistements, préparation des salles, attestations de participation, interface avec les intervenant-es, préparation et mise à disposition des supports pédagogiques, tenue et mise à jour du planning collectif sur l'agenda partagé, tenue des fichiers des participant-es aux événements et formations fédérales
Appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux (services civiques, portage de subventions pour les centres sociaux,..)
Communication interne et externe 30%
Gestion et mise à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes au réseau
Contribution à la tenue à jour de la base de documents concernant les adhérents
Conception graphique : création et mise en page de documents
Tenue du standard et traitement du courrier postal et électronique collectif entrant : aiguillage et premier niveau de réponses aux sollicitations, gestion du courrier sortant (envois en nombre etc.)
Mise à jour du site internet et des divers outils de communication de la fédération
Réalisation de la lettre d'information fédérale (sollicitation des contributions au sein du réseau, mise en forme et rédaction de petits articles, publication des articles envoyés par les centres) et d'autres supports de communication interne et externe
